Zum Schutz der Systemkonfiguration und zur Kontrolle des Zugriffs auf die Videos steht eine Benutzerverwaltung zur Verfügung. Der Zugriff sowohl auf Live-Videos wie auch auf Videoaufzeichnungen kann für eine beliebige Anzahl Benutzer individuell und kennwort-gestützt erlaubt oder gesperrt werden.

Die Authentifizierung kann mittels Active Directory Services vorgenommen werden.

Zum Schutz von Betriebsgeheimnissen, Persönlichkeitsrechten und ethisch/moralischen Aspekten kann ein sogenannter Panikmodus von jedem berechtigten Benutzer aktiviert werden. Im Panikmodus kann nur ein Hauptverantwortlicher (Administrator) die Videos betrachten. Die Video-Sequenzen, die für die Allgemeinheit nicht sichtbar sein sollen, können vom Administrator gesperrt werden.

Der Panikmodus kann nur durch den Administrator im ibaCapture-Manager aufgehoben werden.