Die Funktion der Aufzeichnungsprofile dient bei zeit- und längenbasierten Datenaufzeichnungen im Wesentlichen der Reduktion des Datenvolumens. Auch wenn man bereits mithilfe der Triggereinstellungen die für die Aufzeichnung relevanten Prozessphasen herausgefiltert hat, so fallen dennoch viele Werte an, die die Speichermedien schnell füllen können. Oft ist es aber gerade hinsichtlich der allgemeinen Langzeitdatenhaltung gar nicht erforderlich, dass die Messwerte auch später noch im hochauflösenden Basistakt, z. B. 1 Millisekunde, abrufbar sein müssen. Zudem bestimmt auch die Art des Signals, ob die Aufzeichnung mit hohen oder niedrigen Taktraten erfolgen muss. Sich schnell ändernde Signale wie Ströme oder Kräfte werden in der Regel mit einer kleineren Zeitbasis aufgezeichnet als sich langsam ändernde Signale, z. B. Temperaturen. Da jedes Signal individuell mit einem Aufzeichnungsprofil verknüpft werden kann, ist es auch möglich, Signale, die aus demselben Modul stammen, unterschiedlich aufzuzeichnen.

Alle Profilarten mit Ausnahme der nicht-äquidistanten Aufzeichnung bieten die Option eines statistischen Filters. Wenn die Signale deutlich schneller erfasst als gemäß Profileinstellung aufgezeichnet werden, dann können Sie mithilfe des Filters bestimmen welcher Werte (Istwert, Maximum, Minimum oder Mittelwert), bezogen auf die im Aufzeichnungsintervall erfassten Werte, abgespeichert werden soll.

Bei DB/Cloud-Datenaufzeichnungen dient das Profil in erster Linie dazu, die Anpassung an die Zieldatenbank für ID- und Wertespalten vorzunehmen.

Das folgende Bild zeigt ein typisches, zeitbasiertes Profil.